仕事(業務部門)

残業しない方法:仕事処理の制限時間を決める

2019年5月30日

どうも、サラリーマンこあらです。

最近、連日残業が続いています。

ただ、昨日、妻と話をしていた時、「長女ちゃんも次女ちゃんも、夕方、車の音がすると、急いで窓の方に走って行って、パパが帰ってきたか確認してるよ。」という話を聞きました。

私が帰宅するのを、待ってくれてるみたいなんです♪

そんな子どもたちの期待に応えたい!

何とか、残業で仕事を片付けるスタイルから脱却したい!

というわけで、今日から本気で、残業しない働き方を身につけていこうと思います!

今日は、「仕事の処理について、制限時間を設ける」という方法について。

 

「制限時間を設定する」効果

以下の方法は、時間管理や残業しない方法などが書かれている本で、頻繁に紹介されている方法だと思います。

ノー残業テクニック

  • 仕事に〆切時間を設ける
  • 仕事の時間割を作る

このように、仕事の処理時間に制限時間を設けることで、「集中力が増し、時間密度を上げる」という効果があるそうです。

 

うん。

確かに理屈は分かる。

 

でも、この方法を取り入れて、制限時間を決めて仕事を開始したとしても、決めた時間通りに仕事が終わらないことがほとんどなんです(汗)

 

なぜ制限時間内に終わらないのか

では、なぜ設定した制限時間内に仕事が終わらないのか?

その理由を考えてみました。

 

その結果、見てきた答え。それは・・・

「制限時間内に仕事を終わらせる気が無い」

とういこと。

なんとも馬鹿らしい話ですが、結局、理由はこれしかないです。

 

根本的に考え方と方法を変える必要がある

そもそも、仕事に制限時間を設定しようとする時、いつも気になってしまうことがあるんですよね。

  • 本当にその時間で終わるのか?
  • そもそも、その業務についてどれくらい時間が必要か不明

そのため、時間割や制限時間を決めるのに苦労します。

そして、決めたとしても「本当に終わるのか?」という考え方で仕事に取り組むため、心のどこかに「終わらなかったら残業すればいいや」という甘えがあり、ズルズルと仕事の時間が伸びてしまいがちです。

結局、残業で仕事を処理することになってしまいます。

 

なぜ、こんなことになってしまうかというと、私の仕事に対する考え方と仕事方法に問題がある気がします。

私の場合、「自分が求めるレベルで仕事を終わらせること」が最優先事項となり、時間制限は「できれば〇時までに」という、ついでになってしまっています。

そして、仕事の方法も、コツコツと、地道に、仕事内容が目標とするレベルに到達するまで、積み上げていくような方法をとっています。

そのため、目標のレベルに到達するまでは、仕事が終わりませんし、ズルズルと仕事の時間が伸びてしまうんです。

先ほども書きましたが

  • 本当にその時間で終わるのか?
  • そもそも、その業務についてどれくらい時間が必要か不明

ということを気にしている時点で、「時間内に終わらせることが優先」ではなく「自分の求めるレベルで仕事を終わらせることが優先」になってしまっていますよね。

この、根本的な考え方と仕事方法を変えなければ、これからも、ずっと「残業して処理する」という姿勢を変えることができないと感じました。

 

「考え方」と「仕事方法」をどう変えるか

では、どのように「考え方」と「仕事方法」を変化させるといいのか。

これは、単純明快です。

 

「〇時までに絶対終わらせる!」というように、「制限時間」を最優先事項に設定する。

そして、気がかりなことや、不足している事項があったとしても、途中で追加調査したりせず、とにかく、粗々な状態で良いので、「一通り終わらせる」ことを最優先させる。

残業しない「考え方」と「方法」

  • 制限時間が最優先事項
  • 一通り終わらせることを最優先

 

これまでは、「自分が求めるレベル」に達するように仕事を行い、仕事をしている途中で気がかりなことがあれば、補足的に調べ物をしたりして、一通り終わるまで時間をかけていました。

この方法をとれば、仕事が一通り終わった段階では、気がかりなことは無くなり、補足知識も身についている状態なので、ある意味、仕事の内容としては理想的です。

でも、時間がかかる!残業になる!

 

なので、この、根本的な考え方と方法を変える必要がある。

 

そのためには、時間を最優先事項に設定し、仕事完了を最優先させること。

まずは一通り終わらせて、不足知識や補足調査などは後回しにする。

そうすると、自分が求める100%の仕事はできないかもしれませんが、残業しない仕事はできるようになる可能性が高いです。

 

仕事は100%を求めなくていい

ビジネス書とかを読むと、よく「仕事は70%の完成度で良い」的なことが書かれています。

でも、今までは、その意味を理解していなかったです。

なぜなら、今まで私が行っていた仕事方法であれば、仕事が終わった時には自分の中では100%のものが出来上がっているわけですから。

でも、本気で残業解消を考えてみて、少しその意味が分かったような気がします。

まずは「制限時間内に、一通り終わらせる!」ことを念頭に、仕事に取り組んでみたいと思います♪

 

 

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